ビジネスメールの基本できていますか?新入社員、中途入社関係なく失敗しないビジネスメール作成の5つの注意点!

ビジネスメ-ル 注意点 5つ 恥ずかしくない作成方法 転職
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みなさま、ビジネスメールにて上手い、下手など評価をされたことはありますか?私は下手という評価をされ納得いく説明も貰えませんでした。そこで、ビジネスメール作成に際し私のようにモヤモヤしなくて済むように失敗しない注意点を載せておくので是非ともご一読くださいませ。

失敗しないための注意点①

名乗るとき

ビジネスメールにおいては冒頭にて必ず名乗りますが(会社名、所属、氏名など)取引が初めてのお相手や、やり取りが初めての場合は「◯◯と申します。」としましょう。それ以降であれば「◯◯でございます。」で構いません。このあたりを意識できるとビジネスメールにて失敗しなくなります。

  • 初回は「◯◯と申します。
  • 2回目以降は「◯◯でございます。

※サザエさんシステムと覚えるとわすれにくいです。

失敗しないための注意点②

語尾の選択

話し言葉と書き言葉は違うと言うけれど、ビジネスメールの語尾こそ顕著に違いが現れますのでしっかりと違いを認識していきましょう。

良い例

  • ~存じます。
  • ~いたします。
  • ~でしょうか。
  • 幸いでございます。

悪い例

  • ~と思います。
  • ~です!
  • ~でしょうか?
  • 有り難いです。

※原則、!や?のような記号は避けましょう。

失敗しないための注意点③

文章の長さ

内容にもよると思いますが、一目で中身がわかるようにしましょう。

例文.1

いつもお世話になっております。◯◯会社の◯◯と申します。本日は貴重なお時間をさいていただき誠にありがとうございました。詳細は別途ご連絡いたします。今後とも宜しくお願いいたします。

例文.2

いつもお世話になっております。

◯◯会社の◯◯と申します。

本日は貴重なお時間をさいていただき誠にありがとうございました。

詳細は別途ご連絡いたします。

今後とも宜しくお願いいたします。

①と②とでは、どちらが一目で内容を把握しやすいでしょうか?書き終えたあとに読み返してみて息継ぎをする所などで改行をすると読みやすく、見やすい文章となります。

失敗しないための注意点④

行間の意味

よく小説にて「行間を読む」といった表現をすることがありますが、適切に意図を持って行間を空けることによって、読み手に与える印象をコントロールしたり、行間があることによって文章と文章の展開を変えたりする役割があります。

『文章単位で行間をあけよう!』

失敗しないための注意点⑤

語尾の重複

ビジネスメールに複数の文章がある場合、語尾を同じにしてしまうのは好ましくありません。理由は「テンプレート感」「機械的」といった冷たい印象を与えてしまうことが考えられるからです。例えば短めな3つの文章があるとします。

悪い例

  • ~メールをお送りします。
  • ~ご対応をお願いいたします。
  • ~宜しくお願いいたします。

良い例

  • ~メールをお送りいたします。
  • ~ご対応いただけたら幸いです。
  • ~宜しくお願い申し上げます。

上記の悪い例のように~します。を並べることは避け、語尾を変えることによってマイナスイメージを与えないようにします。

まとめ

ビジネスメールは難しいと感じるかもしれませんが、何事も経験を積めば慣れてきます。ですので、今回お伝えした5つの注意点に気をつけ、話し言葉ではなく書き言葉を意識して書くこと、そして書き終わったあとは他の方にチェックしてもらうとフィードバックもあり成長に繋がります。それでは皆様の成長を願いながら今日はここまで。

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@ogi_show

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